Udbud vedrørende levering af rengøringsydelser og vinduespolering 2021-2024

Udbuddet omhandler rengøring og vinduespolering af alle Aalborg Forsynings administrationsbygninger mv. fordelt på ca. 30 lokationer beliggende i Aalborg Kommune. Aalborg Forsyning udgøres af en række forsyningsvirksomheder ejet af Aalborg Kommune, hvoraf 6 aktieselskaber og en kommunal virksomhed vil være kontraktparter.

Kontrakten opdeles ikke, da man ved at indgå én samlet kontrakt minimerer de administrative omkostninger og udnytter de synergieffekter, en samlet kontrakt afleder (stordriftsfordele).

For en yderligere beskrivelse af opgavens omfang og art henvises til kontrakten med tilhørende bilag, herunder særligt bilag 2 - kravsspecifikation.

Omfanget af kontrakten opgøres ud fra de i tilbudslisten estimerede mængder, dog er mængderne ikke forpligtende for ordregiver. Den udbudte kontrakt er eksklusiv for leverandøren, men kontrakten indeholder ændringsklausuler, som gør det muligt at op- eller nedskalere omfanget ved behov.

Aalborg Kommune

Den udbudte kontrakt omfatter rengøring af kontorlokaler, mødelokaler, omklædnings-/badefaciliteter, toiletter, lager, kantiner, værksteder og lignende samt vinduespolering. Opgaven omfatter ikke industrirengøring.

Kontrakten afregnes hovedsageligt efter enhedspriser (kvadratmeterpriser) fordelt på de kategorier, ordregiver forventer at få brug for, kombineret med fast pris pr. lokation for vinduespolering og timepriser for de resterende ydelser, herunder eventuelle ekstraydelser.

Som angivet ovenfor i punkt II.1.4), omfatter den udbudte kontrakt ca. 30 lokationer. Nogle af lokationerne er underlagt særlige retningslinjer for ophold og udførelse af ydelser. Således er nogle af lokationerne klassificeret som risikovirksomhed (BEK nr. 372 af 25.4.2016 med senere ændringer), og nogle lokationer er underlagt kloakbekendtgørelsen (BEK nr. 473 af 7.10.1983 med senere ændringer). Ydermere er der på visse lokationer stort fokus på drikkevandssikkerhed, hvorfor retningslinjerne i certificeringen ISO 22000 (fødevaresikkerhed) skal iagttages, jf. procedure DO-03V-I10 hygiejneregler, der er vedlagt som bilag til kontrakten. Leverandøren skal udføre ydelserne under overholdelse af de retningslinjer, der følger af disse særlige reguleringer og certificeringen.

Opgaven består herefter overordnet af følgende hovedydelser:

1) Rengøring af blandede lokaler på samme lokation, herunder kontor, lager, toilet, omklædning, værksteder og laboratorium.

2) Vinduespolering af forskellige vinduestyper og i forskellige højder ved brug af såvel lift som stige og lignende.

3) Rengøring og vinduespolering i en aftale omfattende flere, geografisk adskilte lokationer.

4) Rengøring og vinduespolering af lokaler (fx omklædnings-/baderum og kantine), der er omfattet af kloakbekendtgørelsen (BEK nr. 473 af 7.10.1983 med senere ændringer).

5) Rengøring og vinduespolering udført for en forsyningsvirksomhed eller lignende (eks. vandselskab, kloakselskab, varmeselskab mv.).

Aftalen kan forlænges ad flere omgange i op til i alt 24 måneder, hvis denne mulighed benyttes senest 4 måneder inden kontraktens udløb.

I forbindelse med udvælgelsen vil der maksimalt blive prækvalificeret 6 ansøgere. Hvis flere end 6 ansøgere opfylder ordregivers krav til egnethed, jf. punkt III.1.2) og III.1.3), udvælger ordregiver de 6 ansøgere, som har dokumenteret de mest relevante referencer, jf. punkt III.1.3), vedrørende den udbudte aftale, jf. beskrivelsen i punkt II.1.4) og II.2.4).

Relevansvurderingen foretages på baggrund af, hvorvidt og i hvor høj grad referencerne dokumenterer erfaring med levering af ydelser, der behovs- og volumenmæssigt er sammenlignelige med de hovedydelser, som kontrakten omfatter, jf. beskrivelsen i punkt II.2.4). Ansøgers referencer bliver herefter vurderet på tværs af de enkelte hovedydelser. Det vil sige, at ordregiver for hver reference vurderer graden af ansøgers erfaring med hver enkelt hovedydelse. Hovedydelse 1-3 vægter højere i vurderingen end hovedydelse 4-5.

Ansøgers kvalifikationer evalueres ud fra den eller de referencer, der opnår den højeste karakter for den enkelte hovedydelse. På baggrund af disse (bedste) referencer evaluerer ordregiver på, hvorvidt de førnævnte referencer tilsammen dokumenterer en høj grad af relevant erfaring på tværs af hovedydelserne.

Tilkøb af rengøringsydelser til nye lokationer samt tillægsydelser, jf. kontrakten.

Der vil under udbuddet blive afholdt orienteringsmøder. Datoerne herfor og tilmeldingsfristerne fremgår af udbudsbetingelserne.

Ansøger skal vedlægge et ESPD afsnit IV.B, der er udfyldt som beskrevet nedenfor.

Ansøgerne skal i ESPD'et afsnit IV.B oplyse følgende økonomiske nøgletal for de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår, jf. udbudslovens § 142;

— Samlet årsomsætning for hvert af de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår.

— Resultat før skat for hvert af de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår.

— Egenkapital i det seneste afsluttede og reviderede regnskabsår.

Det er et mindstekrav, at ansøger har:

— en årsomsætning på minimum 5,5 mio. DKK i gennemsnit over de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår og

— positiv egenkapital det seneste afsluttede og reviderede regnskabsår.

Ansøger skal vedlægge et ESPD, afsnit IV.C, der er udfyldt som beskrevet nedenfor.

Ansøgerne skal i ESPD’et afsnit IV.C oplyse følgende vedrørende teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens § 143;

— Ansøgers betydeligste leverancer af lignende tjenesteydelser, jf. beskrivelsen i punkt II.1.4) og II.2.4).

— Ansøger bør udfylde ESPD’et med angivelse af årstal eller periode for udførelse af leverancen, beskrivelse af leverancen, modtageren af leverancen og kontraktens værdi. I referencer vedrørende igangværende kontrakter bedes ansøger angive den årlige kontraktværdi samt forventet udløbstidspunkt.

Referencerne må kun vedrøre opgaver, der er udført i løbet af de sidste 3 år inden ansøgningsfristens udløb. Kun referencer, der vedrører arbejder på en kontrakt, som er udført på ansøgningstidspunktet, vil blive tillagt betydning ved vurdering af, om mindstekravene til teknisk og faglig kapacitet er opfyldt, samt ved vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret det mest relevante erfaringsgrundlag, jf. punkt II.2.9).

Ansøger må maksimalt angive 5 referencer, uanset om ansøger er en enkelt virksomhed, om ansøger baserer sig på andre enheders tekniske formåen, eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium). En sådan sammenslutning eller ansøger med ekstern teknisk støtte kan således sammenlagt højst angive 5 referencer i alt.

Vedlægger ansøger mere end 5 referencer, vil der alene blive lagt vægt på de 5 første referencer vurderet ud fra nummerangivelsen i ESPD’et. Referencer herudover vil ordregiver se bort fra.

Ansøger vil ikke blive afkrævet yderligere dokumentation for teknisk og faglig kapacitet. Dog forbeholder ordregiver sig ret til at kontakte ansøger eller den i referencen angivne kunde med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter.

Ansøger skal vedlægge minimum en reference for hver af følgende minimumskrav:

a) Levering af rengøring med en kontraktsum på 1 mio. DKK pr. år

b) Levering af vinduespolering med en kontraktsum på 200 000 DKK pr. år

c) Reference med varighed på minimum 2 år.

Det er ikke et krav, at der vedlægges én reference som opfylder samtlige minimumskrav, men hvert krav skal være opfyldt i minimum en reference. Ansøger kan således opfylde kravet med en eller flere referencer.

Kontrakten vil indeholde en klausul om ansvarlig virksomhedsadfærd, der er gældende for kontrakten i sin helhed i hele kontraktperioden.

Det bemærkes, at ansøger skal anvende ESPD i forhold til afgivelse af oplysninger og dokumentation i relation til pkt. III.1.2) og III.1.3). ESPD'et findes sammen med det øvrige udbudsmateriale på Ethics. Her findes ligeledes supplerende vejledning til udfyldning af ESPD (i udbudsbetingelserne). Såfremt man ønsker at ansøge om at deltage i denne udbudsproces, skal man udfylde det offentliggjorte ESPD i Ethics.

Bemærk at ansøger skal aflevere flere ESPD’er, hvis ansøger udgør en sammenslutning af virksomheder (f.eks. konsortium) eller baserer sig på andre økonomiske aktørers kapacitet (støttende virksomhed), jf. vejledningen i udbudsbetingelserne.

Ansøger skal i ESPD'et oplyse navn, CVR-nr., postadresse, kontaktperson, hvorvidt ansøger er en mikrovirksomhed, lille eller mellemstor virksomhed samt hvorvidt ansøger deltager i udbudsproceduren sammen med andre, f.eks. som konsortium (ESPD del II.A).

Endvidere skal ansøger oplyse om navn og adresse(r) på den eller de personer, der måtte være beføjet til at repræsentere ansøger i forbindelse med denne udbudsprocedure med navn, stilling, postadresse, telefon, e-mail samt om nødvendigt detaljerede oplysninger om repræsentation (ESPD del II.B).

Ansøger skal oplyse de efterspurgte oplysninger i udbudsbekendtgørelsens del III.

Ansøger skal bekræfte, at ansøger ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § § 135, stk. 1 — 3 og 136 (ESPD del III, afsnit A, B og C). Ansøger skal derudover bekræfte, at ansøger ikke er omfattet af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbuds-lovens § 137, stk. 1, nr. 2 (ESPD del III, afsnit C).

De efterspurgte oplysninger danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt ansøger er egnet til at løfte den udbudte opgave, og hvilke ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud. Hvis ansøger deltager i udbudsproceduren sammen med andre, navnlig som del af en gruppe, et konsortium, et joint venture eller lignende, skal alle berørte deltagere indsende et særskilt ESPD. Alle de krævede oplysninger under del III skal afgives for hver deltager i konsortiet. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen dog være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle konsortiedeltagere, er tilbuddet ikke nødvendigvis ikke-konditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Endvidere skal hver deltager i det individuelle ESPD angive den økonomiske aktørs rolle i gruppen, de øvrige økonomiske aktører, der deltager i proceduren samt i givet fald navnet på den deltagende gruppe (ESPD del II.A).

Hvis ansøger baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske og/eller tekniske og faglige kapacitet (støttende virksomhed), skal disse tillige vedlægge en særskilt ESPD med udfyldt del II, afsnit A og B samt del III, som er behørigt udfyldt af de pågældende enheder (ESDP del II, afsnit C). Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være den samlede egnethed, der vurderes.

Ansøger kan alene indgive én ansøgning om prækvalifikation. Såfremt samme juridiske enhed er en del af eller på anden måde deltager i flere ansøgninger, f.eks. selv indgiver egen ansøgning, men samtidig indgår som deltager i et ansøgende konsortium, skal ansøgerne sikre, at samme juridisk enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud.

I henhold til punkt IV.2.4) skal ansøgning og tilbud, inklusive bilag, afleveres på dansk. Dokumentation, som ikke forefindes på dansk kan afleveres på engelsk.

.