Udbud af kontrakt vedrørende rengøringsydelser

Den udbudte kontrakt omfatter daglig rengøring i Rudersdal Kommune for ca. halvdelen af Rudersdals kommunes bygninger. Opgaverne udbydes i en samlet aftale. Det er Rudersdal Kommune, Teknik og Miljø, Ejendomme, der varetager kontrakten i Rudersdal Kommune.

Rudersdal Kommune

Kontrakten omfatter i alt 72 individuelle lokaliteter, bl.a. skoler, SFOer, daginstitutioner, administrationsbygninger, biblioteker, kulturhuse, idrætshaller, specialinstitutioner, tandklinikker, trapper, og plejecentre, samt bo og opholdstilbud, fordelt på ca. 121.000 kvadratmeter. Ordregiver skal gøre opmærksom på, at der i kontraktperioden kan ske ændringer i Ordregivers bygningsmasse, ligesom administrative eller politiske beslutninger o. lign. kan påvirke den rengøringsindsats,som leverandøren skal præstere for den fastsatte pris.

Kontrakten er udbudt som en omvendt licitation. Dette betyder, at ordregiveren ikke vil evaluere direkte på baggrund af tilbudsgivernes prissætning af opgaven, men at ordregiveren i stedet fra start har beskrevet den økonomi, der vil blive betalt for udførelsen af de udbudte ydelser, hvorfor konkurrencen består i at finde den tilbudsgiver, som kan tilbyde den bedste ydelse inden for dette økonomiske råderum.

Den under pkt. II.2.6) anførte anslåede værdi er baseret på den maksimale kontraktperiode på 8 år og en forventet årlig ydelse på ca. 24.396.000 DKK.

Der er mulighed for besigtigelse i perioden 18. – 19. - 20. oktober 2023 i tidsrummet kl. 08.00 – 12.00. Liste over lokaliteter og kontaktpersoner fremgår af Tilbudslisten. Tilbudsgivers personale skal bære synligt billedlegitimation under hele besigtigelsen.

Der kan ikke stilles spørgsmål vedrørende udbuddet under besigtigelsen.

Tilbudsgiveren er ansvarlig for at have opnået det nødvendige indblik i lokaliteternes byggestandard mm. Tilbudsgiveren kan ikke efterfølgende påberåbe sig forhold i lokaliteternes byggestandard mm., medmindre forholdet er ændret i perioden fra besigtigelse til kontraktindgåelsen.

Det bemærkes, at vinderen af kontrakten IKKE vil være berettiget til at deltage i det kommende udbud af rengøring på øvrige institutioner i kommunen til en anslået årlig værdi på DKK 22 mio. Denne opgave blev udbudt og varetages i dag på baggrund af et EU- udbud, og opgaven forventes genudbudt i 2025/26 med opstart 1. april 2026 som en 6 årig aftale med mulighed for forlængelse i op til 2 x 12 måneder. Ordregiveren ønsker af hensyn til forsyningssikkerheden ikke, at nærværende aftale og den anførte fremtidige opgave skal varetages af samme leverandør.

Kontrakten kan forlænges i op til 2 x 12 måneder. Den samlede ordinære varighed angivet i punkt II.2.7 er uden muligheden for forlængelse, og kontraktens seneste udløb inklusive forlængelserne er den 31. marts 2032.

Kontrakten indeholder følgende optioner:

Option: Ordregiveren kan ændre antallet af rengøringsdage for en, flere eller alle lokaliteter med tilhørende reduktion/udvidelse af vederlaget pr. år divideret med det udbudte antal rengøringsdage.

Option: Ved ændring af bygningsmassen kan ordregiveren tilkøbe rengøringsydelser til de nye lokaliteter, ligesom lokaliteter kan fragå og bygningsmassen derved formindskes. Mekanismen for ændring af bygningsmassen er nærmere beskrevet i kontrakten.

Option: Ordregiveren kan tilkøbe en eller flere ekstraydelser på timebasis på baggrund af de i tilbudslisten beskrevne ekstraydelser og udbudssummer.

Option: Ordregiveren kan forlænge kontrakten med op til 2 x 12 måneder. Den maximale varighed af kontrakten er 8 år.

Option: Ordregiveren kan tilkøbe Ydelse nr. 4, Rengøring af kontorer på Rådhus og Mariehøjcenter 5 x ugl.

Option: Tilbudslisten omfatter rengøring hos visse selvejende institutioner, hvis tilslutning til aftalen er frivillig. Disse institutioner er markeret som option i Tilbudslisten.

Kontrakten er ikke delt op i delaftaler, jf. punkt II.1.6), da kontrakten af markedsmæssige og økonomiske hensyn kun giver mening at udbyde som en helhed.

Tilbudsgiveren skal i ESPD, Del IV: Udvælgelseskriterier, B: Økonomisk og finansiel formåen, give følgende oplysninger:

- Tilbudsgiverens gennemsnitlige årlige omsætning for de seneste tre afsluttede og reviderede regnskabsår (angives i punktet "Gennemsnitlig årsomsætning").

- Tilbudsgiverens årlige omsætning for hvert af de seneste tre afsluttede og reviderede regnskabsår (angives i punktet "Samlet årsomsætning").

- Tilbudsgiverens egenkapital for det seneste afsluttede og reviderede regnskabsår (angives i punktet "Øvrige økonomiske og finansielle krav").

- Tilbudsgiverens soliditetsgrad for det seneste afsluttede og reviderede regnskabsår (angives i punktet "Finansielle nøgletal").

Er tilbudsgiveren et konsortium/lignende sammenslutning, eller baserer tilbudsgiveren sig på andre enheders økonomiske eller finansielle kapacitet (f.eks. underleverandører) i forhold til opfyldelse af mindstekravene, skal der indgives særskilt ESPD for hver deltager i konsortiet/sammenslutningen/ underleverandøren. For tilbudsgivere, som baserer sig på andre enheders kapacitet, gælder endvidere, at tilbudsgiveren som en del af dokumentationen skal fremlægge en støtteerklæring eller tilsvarende dokumentation, som godtgør, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for tilbudsgiveren. Såfremt en tilbudsgiver beror sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal denne enhed påtage sig solidarisk at hæfte for tilbudsgiverens forpligtigelser under den udbudte kontrakt.

Såfremt tilbudsgiveren ikke kan give oplysninger vedrørende økonomisk og finansiel kapacitet, fordi tilbudsgiveren er etableret inden for det seneste år, skal tilbudsgiveren anføre dette. Det fastsatte mindstekrav gælder tilsvarende for nystartede virksomheder.

Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav:

(i) Samlet gennemsnitlig årsomsætning i de seneste tre afsluttede og reviderede regnskabsår på minimum DKK 75 mio.,

(ii) Seneste afsluttede og reviderede regnskabsår udviser en egenkapital på minimum DKK 5 mio. og

(iii) Senest godkendte årsregnskab udviser en soliditetsgrad på minimum 15 %.

Tilbudsgiveren skal i ESPD, Del IV: Udvælgelseskriterier, C: Teknisk og faglig formåen, give oplysninger om følgende:

Referencer med oplysning om tilbudsgiverens betydeligste erfaring med tilsvarende opgaver udført inden for de seneste tre år. Referencerne skal dække tilsvarende opgaver og lokationer. Referencerne bør indeholde: Beskrivelse af opgaven, kontraktsum i DKK, tidspunkt for udførelsen (start- og slutdato) og modtager af opgaven.

Er tilbudsgiveren et konsortium/lignende sammenslutning eller baserer tilbudsgiveren sig på andre enheders tekniske eller faglige kapacitet (fx. underleverandører) i forhold til opfyldelse af mindstekravene, skal der indgives særskilt ESPD for hver deltager i konsortiet/sammenslutningen/underleverandøren. For tilbudsgivere, som baserer sig på andre enheders kapacitet, gælder endvidere, at tilbudsgiveren som en del af dokumentationen skal fremlægge støtteerklæring eller tilsvarende dokumentation, som godtgør, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for tilbudsgiveren.

Som dokumentation for referencer skal på anmodning, fremsendes navn og kontaktoplysninger (navn, telefon-nummer og e-mail) vedrørende referencen. Referenceliste, som skal indeholdes i ESPD, se ovenfor, anses af ordregiveren dog som udgangspunkt for at være den endelige dokumentation for tilbudsgiverens tekniske og faglige kapacitet. Rudersdal Ejendomme forbeholder sig dog ret til at kontakte de oplyste referencer med henblik på en verificering af referenceoplysningerne. For tilbudsgivere, som baserer sig på andre enheders kapacitet gælder, at tilbudsgiveren som en del af dokumentationen skal fremlægge støtteerklæring eller tilsvarende dokumentation, som godtgør, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for tilbudsgiveren.

Tilbudsgiveren skal opfylde følgende mindstekrav:

Tilbudsgiveren skal have udført mindst 2 tilsvarende opgaver inden for de seneste tre år på tidspunktet for tilbudsfristen. Med ”tilsvarende opgaver” forstås rengøringsopgaver hos en kommunal ordregiver eller offentlig institution med en årlig økonomisk værdi på minimum DKK 10 mio. og omfattende en flerhed af lokationer tilsvarende de, som er en del af den udbudte opgave.

Der henvises til Kontrakten og kravspecifikationen.

ESPD'et er offentliggjort som en del af udbudsmaterialet, jf. afsnit 1.3. ESPD'et skal udfyldes via Ethics.

Tilbudsgiver skal udfylde ESPD'ets afsnit II, A, B og C, afsnit III A, B og C, afsnit IV B og C samt afsnit V. I henhold til udbudslovens § 144 kan Tilbudsgiver støtte sig på andre økonomiske aktørers økonomiske/finansielle og/eller tekniske/professionelle formåen, uanset det juridiske forhold mellem aktørerne. En Tilbudsgiver der støtter sit tilbud på andre økonomiske aktører skal sørge for, at der indsendes ESPD'er med udfyldte relevante oplysninger fra hver af de aktører, som Tilbudsgiver støtter sig på. Dette gælder også, hvis Tilbudsgiver udgør en sammenslutning af aktører, f.eks. et konsortie, i så fald skal hver deltager i konsortiet/ sammenslutningen udfylde seperate ESPD'er med udfyldte oplysninger i ESPD afsnit II-V. Såfremt samme juridiske enhed er en del af eller på anden måde deltager i flere tilbud, skal tilbudsgiverne sikre, at samme juridisk enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgivers tilbud. Tilbudsgiver opfordres til at benytte Bilag E og F eller tilsvarende som erklæringer om support/sammenslutning.

Forud for tildelingsbeslutningen indhenter ordregiver dokumentation for oplysningerne afgivet i ESPD'et, jf. udbudslovens § § 151-155. Tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsprocessen, hvis tilbudsgiver er omfattet af de obligatoriske eller frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 134a – 136 og 137, stk. 1, nr. 1, 2 og 4 Tilbudsgiver skal afgive oplysninger herom i ESPD'et.

I overensstemmelse med artikel 5k i Rådets forordning (EU) 2022/576 af 8. april 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, er Ordregiver forbudt at tildele Kontrakten til: a) russiske statsborgere eller fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der er etableret i Rusland, b) juridiske personer, enheder eller organer, hvoraf en enhed som omhandlet i a) direkte eller indirekte ejer over 50 %, eller c) fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der handler på vegne af eller efter anvisning fra en enhed som omhandlet i a) eller b), herunder, hvis de tegner sig for mere end 10 % af kontraktværdien, underentreprenører, leverandører eller enheder, hvis formåen er udnyttet, jf. udbudsdirektiverne. Sammen med anmodningen om dokumentation for oplysninger i ESPD, vil Ordregiver forlange en erklæring fra tilbudsgiver, hvor tilbudsgiver erklærer, at der ikke er russisk involvering i kontrakten, der overskrider grænserne fastsat i artikel 5k. Bilag G kan benyttes hertil. Ordregiver kan anmode om yderligere oplysninger eller dokumentation for den vindende tilbudsgivers ejerstruktur.

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet tildelt nærværende kontrakt, skal, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.

Der skal indbetales et gebyr på 20.000 kr. ved indgivelse af klage til Klagenævnet for Udbud. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i stand still-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1). Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnetfor-udbud/klagevejledning/ Indsæt